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雇佣助理的四步指南

无论你是想提高效率、提高生产力、提高盈利能力,还是只想给自己一些时间来专注于重要的任务,在你的工资单上增加一名助理都有无数的理由让你受益。

从小型初创企业到全球大公司,助理可以帮助简化日常流程、简化行政任务、管理沟通和差旅,并为各种规模的企业提供关键的战略材料。

下台吗?这并不像发布一个招聘广告,然后等待大量高质量的简历涌来,然后从中挑选那么简单。寻找完美的助理需要你分析你的需求,了解必要的技能,并决定最能满足这些标准的助理类型——无论是一个医疗助理客户服务代理办公室助理,或行政助理

这篇文章将教你在雇佣助理时应该考虑什么——包括评估你需要帮助的方面,区分常见类型的助理,以及确定哪种类型适合你的业务。此外,我们将帮助您考虑更精细的角色需求(即,例如。,budget and contract details) and how to adequately screen and assess their capabilities.

步骤1。评估你需要帮助的任务

不幸的是,没有一种万能的方法来寻找助理。一种类型的助理可能更专注于业务策略,另一种类型的助理可能负责组织、安排和协调活动、会议和客户沟通。

我们要说的是什么?不同的助理职位的角色、职责和专长各不相同。因此,有必要清楚地了解你的业务的独特需求,以及助理在你的工作场所会在哪些方面发挥最大的作用。这将帮助你决定哪种类型的助理是最有益的。

例如,在决定你最需要支持的任务时,考虑以下问题:

你的奋斗目标是什么?

你是否发现自己花了太多时间组织和预订出差?或者也许你每天都在努力寻找足够的时间来补充办公用品?不管你的痛点是什么,都记录下来。

企业的需求是什么?

如何花了多少时间在战略上,还是确保日常运营顺利?关键的涉众和决策者是否有时间优先考虑关键的任务,或者他们只是试图维持下去?写下一份公司正在努力解决的痛点清单,以及哪些任务占用了更重要的职责的注意力和资源。

你愿意放弃哪些任务?

从理论上讲,招聘一名助理听起来是个不错的主意,对吧?然而,当涉及到入职和委派任务时,许多企业主和员工很难释放控制权。无论你是否已经习惯了身兼多职,在移交职责时感到脆弱,还是觉得自己可以做得更好,在移交权力的时候感到犹豫都是很常见的。但你来到这里是有原因的。考虑以下:

  • 写下你每天的任务以及完成每项任务所需的时间。
  • 哪些任务能推动你前进,帮助公司发展,哪些任务是不可商量的,但会浪费你的时间?
  • 哪些没有商量余地的任务你愿意委托给别人?

步骤2。决定哪种类型的助理能满足你的要求

一旦你知道你需要什么任务的支持,你就会更清楚什么样的助手最适合满足你的需求。例如,如果你需要帮助处理日常的工作和个人事务,你就不会雇佣一个行政助理。同样,如果你需要管理、协调和支持整个团队的任务,你也不会雇佣私人助理。

为了更好地理解这一点,让我们比较一下各种助理类型的角色和职责:

角色: 职责:
私人助理(PA) 私人助理可以管理以下任务:
-行政支援-归档报告,补充设备和文具,跟踪费用,数据录入,做会议记录,打印等。
-调度协调会议,组织电话,管理日历等。
-旅行协调-创建行程,预订旅行和住宿,响应支持查询等。
-个人协助-买咖啡和午餐,处理家庭琐事,送干洗衣物等等。
行政助理(EA) 行政助理可以管理以下任务:
-类似于私人助理的行政职责,但更专注于业务支持。
-财务协调-监督执行预算,定期跟踪支出,向利益相关者提供财务更新等。
-过程和过程的创建-创建和管理管理流程。
办公室助理 办公室助理可以管理以下任务:
-团队协助和办公室管理-通过沟通,接听电话,管理日历,安排会议和约会来支持整个团队。
-旅行协调-预订和安排旅行、交通和住宿。
-活动/会议支持组织活动和会议等。
高级行政助理 行政助理可以管理以下任务:
-高级管理人员的支持协助高级管理人员完成日常行政工作。
-会议协调-组织会议并做会议记录。
-办公室管理-接听电话和联系来电者,协调约会,管理日历更新,接待访客,管理文件系统等。
—技术支持—创建演示文稿、电子表格、预算报告、办公室政策和程序等。

步骤3。确定更精细的角色需求

在这一点上,你知道你需要支持的地方,以及谁是最能干的助手类型来支持你的需求。下一个?是时候制定更精细的角色要求,以明确他们的角色将是什么样子的了。

你的预算是多少?

虽然你的愿望清单可能很多,但你的助理的角色很大程度上取决于你的预算。因此,我们建议进行独立研究,了解你所需要的助理类型的时薪和薪资期望,并让这影响后续的变量。

下表列出了美国全职工作助理的平均工资Glassdoor网站而且Payscale

雇佣助理的4步指南
美国普通助理职位的平均工资Glassdoor网站而且Payscale

它们会在内部还是虚拟环境中工作?

尽管疫情对全球商业的许多方面产生了负面影响,但有一个好处:它使远程工作正常化,并证明员工不需要在同一地点、同一办公室或同一时区就能有效工作。

根据你的职位要求,这可能会让你决定虚拟助理是否能提供同样的福利,或者是否需要更传统的内部设置来履行你的职责。问自己以下几个问题:

  • 这份工作需要有人亲自到场吗?例如,远程助理无法完成问候客户、送咖啡和收干洗衣物等简单的工作。而业务助理仍然可以接听电话、管理团队日历和创建电子表格。
  • 你还能有效地在公司内部或远程聘用一名助理吗?
  • 他们需要和你在同一个时区吗?例如,如果他们需要及时接听电话和回复邮件,你仍然可以选择一个远程助理,但要确保他们的工作时间与你的工作时间一致。

让我们来仔细看看雇佣内部助理或虚拟助理的利弊:

内部专家助理 虚拟助手优点
他们签了合同,这可能会转化为长期忠诚。 一般来说,性价比更高。他们通常是按小时支付,而不是工资。
随着企业的发展和变化,他们可以承担不同的任务和职责,包括那些只能亲自执行的职责。 如果他们在不同的时区,他们可以全天候支持。让你的业务24/7在线为客户服务。
他们在相同的地点和时区,因此可以对最后一分钟的任务和变化做出反应。 较低的设置成本,因为他们通常有自己的设备。
内部助理缺点 虚拟助手缺点
前期成本高。 任务可能会执行得较慢,因为它们是按小时计费的。
员工可能不会像合同中规定的那样努力工作。 上船和训练可能会比较困难。
并不是每个任务都可以虚拟地执行。

你需要全职还是兼职的支持?

并不是所有的企业都需要全职的支持来保证运营的顺利进行。根据你的业务规模、你需要帮助的需求和你的能力,你需要决定是需要全职助理还是兼职助理(包括按小时收费)。

在做决定时要考虑以下几点:

  • 在需要支持的任务中,你估计每天或每周要花多少小时?
  • 如果金钱是最重要的影响因素,兼职工作通常会让你在工资和医疗/健康福利方面花费更少。
  • 如果你希望有更大的人才库可供选择,一般来说,更多的求职者会选择全职工作。
  • 如果你需要一个快速学习的人,要注意,一个全职的内部员工比一个兼职的远程助理有更好的机会实现这一点。

步骤4。考虑你的招聘流程

一旦你确定了关键细节,就是时候提升你的职位并寻找合适的候选人了。

在全球候选人短缺的情况下,现在比以往任何时候都更重要的是考虑你的招聘方法。这意味着你要考虑如何提升这个职位,如何筛选候选人,以及如何确保他们具备胜任这个职位所需的条件——同时还要管理积极的候选人体验。考虑以下问题:

你认为理想的候选人有哪些因素?

当前的就业环境迫使许多企业重新评估他们的招聘方式,以及衡量成功的准确指标。例如,应聘者真的需要一个商业学士学位和四年的行政助理工作经验才能成为最好的员工吗?还是应聘者的硬技能和软技能更能说明他们是否适合这个职位,而不考虑他们的正规教育和经验?

是时候看看哪些因素能真正预测你的表现了,而不是无谓地缩减你的人才库,因为你认为经验和资历会带来成功。

问问自己:

  • 你心目中的理想人选是什么样的,为什么?也就是说,你是否已经分解了这个职位的要求,或者你的假设是基于其他职位的招聘信息?
  • 这个职位需要经验吗?如果是,原因是什么?多少钱?
  • 这个职位是否需要学位,或者是否有非传统的教育形式可以让人获得同样的技能和理解?

基于学位的招聘vs.基于技能的招聘

mba招聘 以技术为基础的招聘
它是什么:使用证书来假定技能水平(例如,学位、工作经验等) 它是什么:利用能力来吸引具有工作所需技能的候选人。
招聘启事列出的资格要求缺乏针对性或优先顺序,例如,在该职位的背景下,这是什么样子的? 区分所需能力和优先能力之间的资格。
招聘信息中含有无意的偏见,对某些求职者构成了障碍,缩小了人才库。 清楚地说明了在该职位上取得成功所需要的硬技能和软技能。
减少偏见或假定的知识,使组织能够接触到更广泛的人才库。

我们的建议:分析求职者成功胜任该职位所需的硬技能(如技术技能)和软技能(如沟通能力、同理心、时间管理、卓越的组织能力、注重细节等),并将职位描述的重点放在这方面,而不是经验和正式资格。

你将如何筛选和验证应聘者的技能?

真相:求职者经常在简历上美化事实。根据2022年ResumeLab的一项研究,36%的美国人承认在简历上撒过谎.研究发现:

  • 27%的人谎报经历
  • 18%的人谎报自己的技能
  • 17%的人在工作职责上撒谎
雇佣助理的4步指南
根据2022年ResumeLab研究在美国,求职者在简历上撒谎的比例惊人——36%的人承认歪曲了事实

为什么这一切都很重要?与29%的受访者声称自己擅长简历上的某些事情,但当被问及这些事情时,他们会觉得不舒服,它更重视组织充分筛选和评估候选人的技能,以确保他们具备成功担任该职位所需的条件。

然而,这并不是唯一的原因。评估应聘者的技能也能让你在做出招聘决定时更加放心,让你可以自信地向那些通过各种途径获得技能的人(例如,非传统的方法、在工作中学到的技能、自学等)敞开招聘渠道。结果呢?更广阔的人才库,有潜力的优秀申请者可供选择。

这正是Vervoe的人工智能技能评估平台可以提供帮助的地方。

Vervoe是什么?

Vervoe是一个由人工智能驱动的机器学习平台,可以根据职位背景评估候选人的技能。Vervoe评估使用一系列的问题类型让应聘者进行模拟工作,模拟职位的性质和他们可能遇到的各种情况。这让应聘者对工作中的一天有一个真实的预览,同时也让公司更好地了解应聘者的潜在适合度。

Vervoe的直观人工智能通过将候选人的反应与我们平台上数百万人的反应进行对比,自动对候选人进行评分和排名,确保了准确、公平和高效的招聘过程。

组织可以从我们令人印象深刻的图书馆300+现成的辅助评估或者选择从零开始建立一个量身定制的评估。在评估构建器中输入职位名称后,构建器将提示您测试的相关技能并建议问题。

考虑以下Vervoe对行政官员职位的评估问题:

行政官在线测试样题

技术能力
问题类型:音频
沟通
问题类型:视频
组织
问题类型:文本
您支持的一个员工请求您帮助邀请多个团队成员参加会议。他们正在使用谷歌Calendar,需要查看周一下午2点是否所有需要的人都有空。有没有一种方法可以在谷歌日历中做到这一点?请把你向同事解释的过程录下来。 今天是你担任新职务的第一天,公司要求你站起来向办公室的人作自我介绍。请录一段自我介绍的视频。
你是一家公司的行政主管,公司占地三层楼,有250名员工。你会发现,员工对厨房等小事的要求和抱怨占据了你一天的大部分时间,让你无法完成任何工作。你能做些什么呢?

阅读更多:行政主任技能评核

最终的想法

知道自己需要帮助很容易,但找到合适的人来帮助你往往很难。从了解哪种类型的助理最能满足你的需求,到了解完成工作所需的时间和预算,众所周知,招聘助理——无论是法律助理还是私人助理——都需要一定程度的计划、分析和理解。

在招聘助理之前,有几个问题需要解决:

  1. 你需要协助的任务是什么?每项任务需要多长时间?
  2. 根据你的需要,你需要什么样的助理?
  3. 你预留了多少预算?
  4. 他们的合同会是什么样的?
  5. 什么硬技能和软技能对这个职位的成功至关重要?
  6. 你们将如何筛选和评估候选人?

回答这些问题将有助于影响你如何为这个职位做广告,你理想的候选人长什么样,以及你用什么工具来验证他们的技能(例如,Vervoe的人工智能技能评估).

准备好开始寻找理想的助手了吗?尝试Vervoe的现成的管理评估或者从头开始构建自定义评估请求一个演示今天。

Bec伊顿

Bec伊顿

Bec Eaton是一名文案撰稿人,拥有超过8年的经验,在多个行业撰写引人注目的、品牌一致的、解决方案驱动的文案。Bec于2022年加入Vervoe团队,目前担任他们的内容营销专员。

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